Аренда помещения – не только договор между арендодателем и арендатором. Правовые отношения сопровождаются оформлением специальных документов, которые необходимы для подтверждения отсутствия разногласий. Одним из таких юридических средств является акт выполненных работ.
Необходимость документа
Акт выполненных работ по аренде помещения доказывает факт отсутствия претензий со стороны арендодателя. Название документа – исключительно влияние деловой практики. Формально его логичнее отнести к актам оказания услуг, ведь аренда не подразумевает под собой выполнение каких-либо работ.
Роль акта:
- подтверждение договора и возникновения арендных отношений;
- отчетность перед государственными органами.
Документ отражает расходы арендодателя. Чаще всего ими выступают коммунальные платежи. Акт закрепляет конкретные статьи затрат контрагента. Для арендатора это выгодно. В случае споров и конфликтов арендодатель не сможет ссылаться на другие расходы, которые не зафиксированы в акте.
Подтверждение арендных отношений выгодно и для арендодателя. Контрагент будет не в состоянии ссылаться на то, что помещение не было передано. Документ – своеобразный правовой гарант прозрачности отношений.
Закон не оговаривает составление акта как обязательного условия любой аренды. Его оформление – исключительно инициатива сторон.
Помимо подтверждения согласия между контрагентами, акт составляется для государственных органов. Документ в таком случае выполняет роль отчета. Такая функция закреплена в Письмах Минфина от 2014 и 2015 гг. В случае налоговой проверки документ подтверждает расходы налогоплательщика и объект налогообложения. Кроме того, его можно использовать и как справку для других государственных органов, которая подтверждает затраты.
На практике акт составляется между организациями в коммерческой аренде помещений. Физические лица не видят в нем необходимость. Ст. 264 НК РФ напрямую закрепляет норму, согласно которой арендные платежи между организациями рассматриваются как прибыль, что подлежит налогообложению.
По общему правилу, документ составляет арендодатель как наиболее заинтересованная сторона и непосредственный собственник объекта.
Правила составления
Закон не содержит обязательных пунктов, которыми должен обладать акт выполненных работ. В данном случае практика диктует правила.
Требования к форме:
- письменный вид;
- реквизиты;
- деловой стиль.
Письменная форма обязательна. Это вытекает из самой сущности документа. Выполненные работы невозможно подтвердить устно. Госорганы потребуют материальный носитель. Реквизиты – обязательные сведения о сторонах. Сам текст должен быть выдержан в деловом ключе, без излишних высказываний и оборотов.
Требования к содержанию:
- деление на части;
- наличие существенных сведений.
Вводная часть акта начинается с реквизитов. Они прописываются в верхнем правом углу. Должны быть записаны сведения о сторонах: ФИО, контактные данные, наименование организации и т.д. Далее следует заголовок – наименование документа. Прописывается по центру после реквизитов.
Основная часть содержит информацию об арендуемом помещении, его индивидуальные характеристики, местоположение и номер. «Сердцевина» акта – таблица или список с конкретными расходами. В таблице указываются следующие данные:
- название работ;
- объем выполненных работ;
- единица измерения;
- стоимость.
Заключительная часть содержит итоговую сумму и подписи сторон. Стоимость указывается в виде числа, которое затем прописывается прописными буквами в скобках. Далее следует текст, который свидетельствует об отсутствии претензий со стороны арендодателя. Выражается в виде согласия. Примерная формула: «С условиями акта согласен…».
Помимо этого, в конце текста ставится дата его оформления. Минфин определил ее как день, месяц и год. Если стороной договора аренды является организация, то проставляется печать и подпись официального представителя. Как правило, им выступает руководитель. Акт подписывается обеими сторонами.
Имеет смысл дополнить содержание отдельным разделом «Приложения». В нем будут указаны ссылки на иные документы. В случае с арендой, это в обязательном порядке будет непосредственно сам договор.
Образец акта выполненных работ по договору аренды помещения
Акт выполненных работ составляется в двух экземплярах. Один остается у арендодателя, второй передается арендатору. Несколько экземпляров преследуют две цели: защита от возможной потери одного оригинала и подтверждение факта ознакомления с документом. Рекомендуется подписывать каждую страницу документа. Таким способом обеспечивается защита от возможных недобросовестных действий контрагента. К примеру, подмены страниц.
Составление акта требует тщательного анализа расходов и договора аренды. Важна юридическая грамотность оформления. Имеет смысл при подготовке документа ознакомиться с типовым образцом, который поможет в правильном оформлении.
Аренда помещения доказывается договором. Государственные органы требуют его в письменном виде, чтобы начать налоговые расчеты. Тем не менее, акт о выполненных работах облегчает взаимодействие с налоговиками, ведь он содержит все данные об имеющихся расходах.
