Договор аренды помещения под офис: образец

Наем помещения под временное пользование, если речь идет о недвижимости коммерческого типа, отличается от аренды жилых помещений рядом нюансов. Для того чтобы получить функционирующее офисное представительство, следует определиться с понятием современной аренды и установить критерии, помогающие подобрать соответствующее офисное помещение.

Специфика аренды помещения под офис

В список основных критериев, появляющихся на этапе выбора помещения под взятие/сдачу в наем, входят:

• Фактический адрес офиса (местоположение);
• Площадь помещения;
• Категория арендуемого объекта.

Вы можете заключить договор на аренду офиса с помощью специализированных агентств, либо не прибегать к услугам сторонних лиц и заниматься вопросом самостоятельно.

На этапах переговоров с арендодателем обязательно выясните следующие данные:

• Имеются ли в арендуемом помещении индивидуальные приборы учета? Наличие последних облегчит процесс оплаты коммунальных счетов;
• Снабжен ли офис системами притока и отвода воздуха? Если в помещении не устроена вентиляция и/или кондиционирование (либо они работают плохо), это резко понизит комфорт и производительность рабочего персонала;
• Насколько хорошо организован подъезд к недвижимому объекту, есть ли парковка;
• Каково состояние внутренней инфраструктуры (водопровод и канализация, телефонные коммуникации, интернет, электричество и пр.);
• Уровень общего состояния помещения: наличие ремонта, меблировки, систем противопожарной безопасности.

Если вы ищете помещение под аренду с помощью посредников, у вас будет больше вариантов выбора. Также повышается фактор надежности: крупные агентства дорожат репутацией и не предлагают клиентам помещения низкого уровня.

Правила составления договора

Договор на аренду офиса, оформляемый между физическим лицом и индивидуальным предприятием, имеет свои нюансы, а именно:

• Составлять договор можно на определенный срок или бессрочно. Во втором случае дата не проставляется;
• В тексте документа оговариваются особые условия и опция по расторжению;
• Обязательно прописывается итоговая сумма аренды, на которой сошлись стороны. Оплата проводится чаще всего безналично.

Если аренду проводит организация, в качестве оплаты могут быть использованы следующие методы: выплата части доходов предприятия, залог имущества, предоставление специализированных услуг либо комбинированные способы оплаты. Стороны решают данный вопрос в индивидуальном порядке.

Расходы на коммунальные платежи ложатся на одну из сторон, причем заключающие договор участники договариваются о том, кто производит выплаты, самостоятельно.

В редких случаях стороны берут на себя данную обязанность в равных частях. Тот, кто в итоге производит оплату, обязан сохранять и предоставлять платежные квитанции по первому требованию.

Предмет соглашения

При оформлении договора аренды нежилого помещения вступают в силу следующие законодательные акты:

• «Общероссийский классификатор видов экономической деятельности» (ОК 029-2014, КДЕС ред. 2) за Приказом Росстандарта N 14-ст., ред. от 07/2018;
• №14-ФЗ от 26.01.1996, ГК РФ § 4 «Аренда зданий и сооружений».

Согласно приведенным документам, предмет соглашения по договору между арендатором и арендодателем подчиняется ряду условий:

• Это нежилое помещение, расположенное в регионе, где предполагает вести деятельность арендатор;
• В договоре четко прописывается фактический адрес объекта;
• К соглашению прилагаются план-схема и список арендованных помещений на объекте;
• Переданное под наем помещение находится в собственности арендодателя, который имеет право сдавать объект для аренды;
• Арендуемый объект не находится под арестом, залогом либо в спорном статусе.

На момент, когда оформляется договор, выбранный объект является освобожденным для того, чтобы арендатор мог разместить на нем свое имущество и/или персонал.

Права и обязанности сторон

Права, которыми располагает арендатор по договору:

• Пользование всей площадью арендованного объекта, включая прилегающую территорию, автостоянку и парковку;
• Ограниченная эксплуатация коммунальных объектов в здании, где расположен офис (гардероб, туалетная комната, кладовые и складские помещения и пр.);
• Возможность привлекать на объект лиц, оказывающих опциональные сервисные услуги (установка систем видеонаблюдения, охраны и пр.). Данное действие согласовывается с арендодателем;
• Право требовать с арендодателя уменьшение арендной платы или возмещение расходов на ремонт, оплату услуг или другие операции, выполненные за счет арендатора, если он провел их за свой счет, не добившись действий со стороны ответственного лица.

У арендодателя также есть официально признанные права, но их несоизмеримо меньше. Арендодатель вправе требовать с арендатора возмещение ущерба вследствие причиненного вреда конструкции и/или коммуникациям помещения, если тот был виноват в произошедшем. В случае неповиновения дело будет решать судебная инстанция.

Обязанности арендатора:

• Он должен эксплуатировать помещение, предоставленное согласно договору аренды, в соответствии с условиями, зафиксированными в документе;
• Арендатор обязан содержать предоставленное помещение, предметы обстановки и коммуникации в надлежащем состоянии согласно санитарным нормам и правилам безопасности. Также на него ложатся расходы за выполнение данного пункта договора и услуг, оказываемых арендодателем сверх предусмотренных в соглашении;
• В случае экстренных и/или аварийных ситуаций, в ходе которых страдает функционирование систем в арендуемом помещении, арендатор обязан оповестить соответствующие уполномоченные службы и вызвать их на объект;
• По истечении срока договора арендатор возвращает имущество, взятое в наем, в удовлетворительном состоянии с учетом стандартного износа. Если арендатор хочет продлить договор, он сообщает об этом арендодателю за 90 суток до того, как действующий договор перестает иметь юридическую силу.

Обязанности арендодателя:

• Передать помещение под наем на основе акта приема-передачи не позднее, чем это оговорено в соглашении;
• Все, что находится на арендуемом недвижимом объекте, должно исправно функционировать. Если необходим ремонт и починка, арендодатель проводит их за свой счет;
• Основная обязанность арендодателя – проводить систематический осмотр и ревизию систем и коммуникаций помещения, и приводить их в надлежащее состояние, если того требует ситуация;
• Также арендодатель обязан в кратчайшие сроки оформлять пропуска на объект для владельцев офиса и его сотрудников;
• Взятое в аренду помещение должно быть застраховано.

Также арендодатель несет на себе расходы по оплате госпошлины и государственной регистрации на права, вытекающие из оформленного соглашения на аренду, если регистрация применима к заключенному договору.

Платежи и расчёты по договору

Расчет арендной платы регламентируется в договоре посредством оформления следующих условий:

• Прописывается фиксированная сумма с НДС/без НДС либо используется расчетная формула с постоянными составляющими. В формуле не должно быть переменного коэффициента: это «лазейка» для арендодателя, дающая ему возможность менять ставку;
• В интересах арендатора оформить ставку в национальной валюте. В противном случае платеж может вырасти вследствие колебания валютного курса;
• Повод, возможность поднятия оплаты и количество разрешенных подъемов также регулируется в договоре отдельным пунктом.

При поднятии ставки арендодателем без оснований арендатор, выплативший новую сумму, автоматически соглашается на изменение условий. Делать этого нельзя, иначе оспорить позже поднятие выплат нельзя будет даже через суд.

Также существуют другие платежи, относящиеся к обязательным:

• Оплата телефонных расходов, образовавшихся сверх меры (международные переговоры и пр.);
• Оплата парковки.

Срок действия

Договор под аренду помещения для офиса можно заключать на любой, удобный для вас период времени. Единственное условие – если срок превышает 11 месяцев, его необходимо зарегистрировать в Росреестре во избежание появления сложных и спорных ситуаций в будущем.

Ответственность сторон

Договор по аренде офиса предполагает взятие на себя сторонами соглашения определенной ответственности. При ее нарушении может последовать экономическая (штрафы, санкции, пеня) или даже уголовная ответственность, и это нужно понимать.

Арендодатель несет ответственность за следующее:

• Предоставить в указанный срок доступ к помещению и имуществу, взятому в аренду;
• Оговоренное имущество должно находиться в удовлетворительном состоянии, чтобы не препятствовать выполнению арендатором его прямых функций;
• Если арендодатель задерживает процесс приема-передачи объекта, арендатор вправе досрочно расторгнуть договор и потребовать возмещения убытков.

К перечню обязанностей арендатора согласно ответственности по договору аренды относят:

• Выплаты, проводимые в срок. В случае нарушения обязательства санкции могут быть наложены уже после второй просрочки. Если подписан договор на долгосрочную аренду, данный срок увеличивается до полугода. Ответственность несется и за просрочку выплат за коммунальные услуги;
• Арендатор ответственен за сохранность объекта и его поддержание в удовлетворительном состоянии;
• Если арендатор проводит на арендуемом объекте работы по перепланировке или реконструкции без согласия второй стороны договора, в качестве меры ответственности взимается штраф (пеня) либо следует досрочное прекращение действия договора.

Расторжение договора

Прекратить действие договора по инициативе одной из сторон можно только в том случае, если один из участников соглашения нарушил условия договора. Это оговаривается в пункте втором статьи 450 ГК РФ. При этом важно, чтобы подобная ситуация была заранее прописана в договоре. Одним лишь желанием арендодателя расторгнуть соглашение невозможно. Если он настаивает, арендатор может обратиться в суд.

Если пункт о возможном расторжении был изначально заложен в тексте документа об аренде, собственник такими действиями способен обезопасить свои интересы. К примеру, если арендатор захотел досрочно расторгнуть соглашение, он должен будет внести плату за аренду в тройном размере. Данная опция по составлению договора регламентируется пунктом номер 3 ст. 310 ГК РФ.

В ряде случаев арендатор вправе прекратить действие соглашения в одностороннем порядке без выплаты штрафной пени (это регламентирует ст. 620 ГК РФ):

• Ему не было предоставлено необходимое имущество под наем или арендодатель создал условия, затрудняющие эксплуатацию данного имущества;
• У выданного в наем имущества есть существенные недостатки, о которых не было упомянуто при оформлении соглашения об аренде;
• Арендодатель злостно нарушает взятые на себя обязательства (не проводит запланированный ремонт и пр.);
• Взятое под аренду имущество непригодно к использованию по причинам, на которые арендатор не способен повлиять и он не имеет к ним отношения.

Форс-мажор

Если возникают ситуации, относимые к категории чрезвычайных обстоятельств (форс-мажор), последствия для арендатора и арендодателя включают следующее:

• Взятые обеими сторонами обязательства прекращают действие на время форс-мажора. Период простоя не включается в срок действия договора;
• Если один из участников арендного договора из-за форс-мажора не в состоянии выполнять какие-либо из своих обязательств, вторая сторона уведомляется об этом незамедлительно;
• Факт возникновения чрезвычайного обстоятельства регистрируется представителями уполномоченного государственного или муниципального органа. Выданный документ будет служить подтверждением факта форс-мажора в случае возникших между сторонами договора разногласий.

Возвращение выплаты или ее редуцирование в связи с форс-мажором проводится согласно соответствующим положениям договора, прописанным заранее.

Особые условия

Непосредственный процесс и последствия, наступающие после того, как подписан договор аренды офиса, предполагают наличие особых условий, которые оговариваются на начальном этапе.

Под термином «особые условия» можно понимать самый широкий спектр явлений: от типа учреждения, которое будет функционировать в помещении, до его рабочих часов, количества оборудования и пр. Так, к примеру, некоторые арендодатели против того, чтобы в предоставляемом офисе размещалось предприятие гостиничного типа (из-за высокого уровня шума).

Прописывать особые условия следует в самом начале оформления деловых отношений, иначе в дальнейшем потенциальные разногласия могут привести к самым негативным последствиям.

Чаще всего в перечень особых условий включают следующие пункты:

• Невозможности передачи взятых на себя обязательств в отношении третьих лиц без предоставления письменно зафиксированного одобрения второй стороны;
• Сохранение оговоренной в документе информации и данных втайне, запрет на использование данной информации посторонними;
• В перечень конфиденциальных данных не входят информативные материалы, находящиеся в общем доступе;
• Любые последствия либо вносимые в договор изменения оформляются заказным почтовым отправлением;
• Врученное адресату уведомление вступает в действие с момента, когда его передают в руки адресату.

Если какая-либо из сторон договора меняет адрес либо реквизиты, она должна в кратчайшие сроки донести информацию до второго участника договора.

Образец договора аренды помещения под офис

Чек-лист арендатора

Перед подписанием договора арендатору не помешает пройтись по списку вопросов, включающих возможные риски при съеме помещения:

• Состояние передаваемого под наем помещения. Особенно важно узнать, не «висят» ли на офисе долги, оставшиеся после предыдущего арендатора, если ремонт был сделан за его счет;
• Будет ли компенсировать арендодатель расходы по улучшению состояния имеющегося объекта? Если да, то какой процент затрат он готов покрыть?;
• В каком виде арендодатель желает видеть помещения после окончания срока действия договора? Потребует ли он арендатора проводить ремонтные работы без наличия форс-мажорных обстоятельств?;
• Является ли интерес арендодателя в вопросе ремонта объекта своего рода «тендерным»? Обязан ли арендатор проводить отделочные работы в помещении, пользуясь услугами определенных лиц, в которых заинтересован арендодатель, или выбор подрядчика остается его правом?;
• Каков точный метраж «полезной» и «оплачиваемой» площади в арендуемом помещении? Данный вопрос нельзя игнорировать, поэтому до заключения договора требуйте план объекта;
• Каков детальный состав арендной платы? Включена ли ежеквартальная/ежегодная индексация? Присутствуют ли в договоре посторонние платежи (обычно арендодатели крайне неохотно признают этот факт)?;
• Предусмотрен ли гарантийный депозит и каковы условия его пользования/возврата?;
• На чем основана методика расчета коммунальных платежей, а также оплаты за сервисные услуги на данном конкретном объекте?;
• Какую схему оплаты предполагает использовать арендодатель? Помесячно или ежеквартально? Как будут проводиться расчеты (налично или безналично)?

Выясните, является ли помещение освобожденным от предыдущих арендаторов, каков статус объекта на текущий момент и т.д.

Список вопросов можно пополнять собственными пунктами. Не стесняйтесь спрашивать арендодателя о любых обстоятельствах.